Tietosuojaseloste
1. Rekisterin nimi
Järvenpään Jousiampujat ry:n jäsenrekisteri
2. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Järvenpään Jousiampujat ry. (”Yhdistys”, ”JJA”)
Osoite: Maissitie 11, 04410 Järvenpää
Yhteyshenkilö: Tapio Piirainen
Sähköposti: tpiirainen@hotmail.com
3. Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien ja sen entisten jäsenien henkilötietoja (”Rekisteröity”).
4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
JJA pitää rekisteriä omista jäsenistään. Tältä osin henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen laissa säädettyyn velvollisuuteen ylläpitää jäsenluetteloa (YhdL 11 §)
Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä (”Järjestelmä”).
Alaikäisten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa.
5. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään JJA:n jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:
- Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
- Rekisteröidyn kotipaikka;
- Rekisteröidyn sähköpostiosoite tai alaikäisen rekisteröidyn huoltajan sähköpostiosoite;
- Rekisteröidyn puhelinnumero tai alaikäisen rekisteröidyn huoltajan puhelinnumero;
- Rekisteröidyn jäsennumero, sekä Sportti-ID;
- Rekisteröidyn syntymäaika;
- Rekisteröidyn seuraan liittymis- ja eroamispäivä;
- Rekisteröidyn aselaji sekä suoritetut taito- yms. merkit ja kilpailutulokset;
- Sähköisen viestinnän tunnistetiedot;
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään, seuran tapahtumista sekä Suomi Sport -palvelusta.
7. Evästeet verkkosivuilla
Sivustollamme käytetään evästeitä (cookies). Keräämme evästeiden avulla sivuston kävijätilastoja ja analysoimme niistä saatuja tietoja. Tavoitteenamme on kehittää sivustomme laatua ja sisältöjä käyttäjälähtöisesti. Voit halutessasi myös kieltää evästeiden keruun selaimesi asetuksissa.
Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.
Voimme käyttää sivustollamme kolmansien osapuolten tarjoamia analytiikkaohjelmistoja (kuten Google Analytics tai Snoobi Analytics), jotka asettavat seurantaevästeen käyttäjän koneelle. Evästeen avulla voidaan seurata, onko kyseessä sivustolle palaava käyttäjä.
Käyttäjän selain kertoo, onko seurantaeväste jo käytössä. Jos sitä ei löydy, asetetaan selaimeen uusi eväste.
Evästeiden avulla kerätään seuraavia tietoja: käyttäjän IP-osoite, kellonaika, käytetyt sivut, selaintyyppi, päätelaite, mistä verkko-osoitteesta käyttäjä on tullut JJA:n verkkosivulle, miltä palvelimelta käyttäjä on tullut JJA:n verkkosivulle ja mistä verkkotunnuksesta käyttäjä on tullut JJA:n verkkosivulle.
8. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan.
9. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja voidaan luovuttaa Suomen Jousiampujain liitolle (”SJAL”) Yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi.
Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
10. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:
- Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
- Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
- Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.
Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassa olevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.
11. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen ja tietoja tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).
Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
13. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
14. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen tpiirainen@hotmail.com
Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 määriteltyyn rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.
15. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 25.5.2022